Cómo hacer un presupuesto con ChatGPT sin que se invente nada

El presupuesto es uno de esos papeles que nadie quiere hacer y que decide mucho, si se acepta, cuánto vas a ganar y, sobre todo, cuántas discusiones vas a tener después. ChatGPT, Gemini o Copilot pueden hacerte el borrador en un par de minutos. Lo que no pueden es saber tus precios, cuánto tardas de verdad en hacer el trabajo o qué te pasó la última vez que no pusiste por escrito que la retirada de escombros iba aparte.

En este artículo vamos con un caso de oficio, el de un pintor que vuelve de visitar un piso con las notas en el móvil, y con los prompts tal como los usamos. También con lo que salió mal cuando los probamos, que es lo más útil.

Qué parte del presupuesto le das a la IA y qué parte no

Un presupuesto tiene dos capas. Una es de criterio, qué incluyes, cuánto cobras, en qué plazo te comprometes. La otra es de redacción, ordenarlo, explicarlo con claridad y no dejar frases que se puedan leer de dos maneras. La IA es buena en la segunda y peligrosa en la primera.

La regla que nos ha funcionado es pedirle que no calcule ni el IVA ni el total. Las sumas las hace bien muchas veces, pero no siempre. Y un presupuesto con un total mal sumado es justo el tipo de error que el cliente encuentra antes que tú. Las cuentas, en tu hoja de cálculo o en tu programa de facturación.

Paso 1. De las notas de la visita a un borrador

Las notas de la visita suelen estar escritas a toda prisa y desordenadas, y está bien que sea así, porque la IA está para ordenarlas. Lo que no deben llevar es el nombre, la dirección ni el teléfono del cliente (por qué, en este artículo sobre protección de datos). No hacen falta para redactar el presupuesto y los añades al final en tu plantilla.

Actúa como [OFICIO] con años de experiencia en España. Con mis notas de la visita, prepara un borrador de presupuesto con: descripción breve del trabajo, partidas (concepto, cantidad, precio unitario, importe), qué no incluye, plazo de ejecución, forma de pago y validez de [N] días. Usa solo los precios que te doy; si una partida no tiene precio, escribe [COMPLETAR] y no lo calcules. No calcules el IVA ni el total. Al final, lista las preguntas que debería hacerle al cliente antes de enviarlo. Español de España. Notas: [NOTAS DE LA VISITA, SIN NOMBRE NI DIRECCIÓN DEL CLIENTE]

Lo probamos con estas notas de un pintor. Piso de tres habitaciones, salón y pasillo. Paredes y techos en blanco roto con plástica lisa. 230 m² de pared a 6,50 €/m² y 80 m² de techo a 7 €/m². Gotelé en el pasillo que quieren quitar, unos 35 m², sin precio todavía. Dos manchas de humedad en el baño. Protección de suelos y muebles incluida. 30 % al empezar y el resto al terminar. Cinco días de trabajo, con inicio en dos semanas.

El borrador que devolvió un modelo gratuito tenía bien lo importante. Puso las dos partidas con precio con sus importes correctos (1.495 € y 560 €), dejó el gotelé y la humedad en [COMPLETAR] como se le pidió y respetó la forma de pago y la validez. Pero también hizo esto.

• Se inventó exclusiones. En “qué no incluye” apareció “suministro de pinturas o materiales”. En ningún momento lo dijimos, y un pintor que cobra 6,50 €/m² normalmente incluye la pintura. Si eso llega al cliente tal cual, te va a preguntar por qué le cobras el material aparte, o peor, se lo creerá y lo comprará él.
• Dio por incluido lo que no tenía precio. La descripción decía que el trabajo incluía “el tratamiento de manchas de humedad”, cuando solo habíamos anotado que existían. Una humedad puede ser de pintura antihumedad o puede ser una fuga del vecino. No es lo mismo.
• Acertó con las preguntas. Entre las ocho que propuso estaban las buenas, cuántas manchas hay y de qué tamaño, si hay grietas que reparar antes de pintar y si queda algún mueble que no se pueda proteger. Solo esta lista ya justifica el prompt.

Paso 2. Que te ayude a encontrar lo que se te olvida cobrar

Una vez tienes el borrador corregido, el segundo uso tiene más valor, pedirle que lo lea como un colega desconfiado. Los trabajos que acaban saliendo gratis casi nunca son las partidas grandes. Son los pequeños, como tapar agujeros antes de pintar, mover los muebles, la segunda visita porque el cliente no estaba, llevar los restos al punto limpio.

Revisa este borrador de presupuesto como lo haría un [OFICIO] veterano. Dime: 1) qué trabajos o gastos habituales en este tipo de encargo no aparecen y suelen acabar haciéndose gratis; 2) qué frases del alcance son ambiguas y el cliente podría interpretar a su favor, con una redacción alternativa para cada una. No cambies los precios ni añadas cifras. Presupuesto: [TEXTO DEL PRESUPUESTO]

Aquí tenemos que ser sinceros. Con el modelo pequeño y gratuito con el que hicimos las pruebas, este prompt salió mal. Devolvió una tabla larga con frases sin sentido y términos que no existen en el oficio. La razón es que el primer prompt es sobre todo de redacción, y este es de criterio, porque pide experiencia que un modelo pequeño no tiene.

Dos consejos que salen de ahí. Para esta revisión, usa el modelo más capaz que tengas a mano (la versión de pago de tu herramienta habitual, o el modo de razonamiento si lo tiene). Y si en la respuesta aparecen palabras que no reconoces de tu propio oficio, no es que sepa más que tú, es que se lo está inventando. Descarta esa respuesta y no intentes arreglarla.

Aunque la respuesta sea buena, úsala como lista de comprobación y no como texto para copiar. Si te recuerda que no has puesto nada sobre retirada de residuos, decides tú si lo incluyes, lo cobras aparte o lo dejas fuera por escrito.

Paso 3. Las frases que te protegen

Las discusiones con clientes casi siempre empiezan en una frase vaga. Algunas que vemos a menudo, con una alternativa.

Puedes pedir a la IA que te proponga frases así para tu oficio, pero la decisión de qué te comprometes a hacer sigue siendo tuya. Si manejas importes altos, que un abogado revise una vez tus condiciones tipo y las reutilizas en todos los presupuestos.

El IVA y otras cosas que no debes dejar a la IA

El tipo general es el 21 %, pero hay excepciones que dependen del cliente y del trabajo. Las obras de renovación en vivienda particular, por ejemplo, pueden ir al 10 % si se cumplen ciertos requisitos, y algunos servicios están exentos. Un modelo de lenguaje no conoce tu caso. Si le preguntas, te dará una respuesta con aire de seguridad que puede estar equivocada. Esto se consulta con tu gestoría una vez y se deja anotado.

Si tienes un taller de coches, ojo, porque el presupuesto no es opcional. El Real Decreto 1457/1986 da al cliente derecho a un presupuesto escrito con una validez mínima de doce días hábiles. Además, fija datos que deben aparecer, como el NIF y el domicilio del taller, la identificación del vehículo con matrícula y kilómetros, las reparaciones con el precio desglosado y la fecha prevista de entrega. Si usas la IA para redactarlo, pásale esa lista para que no se deje ninguno.

Paso 4. El correo con el que lo envías

El presupuesto va en PDF, pero el cliente lee primero el correo. Uno corto, que diga lo esencial y le ponga fácil contestar, ayuda a que se acepte. Un prompt sencillo.

Escribe un correo breve para enviar un presupuesto de [TRABAJO] a un particular. Debe decir en una frase qué incluye, el importe total con IVA ([IMPORTE TOTAL] €), hasta cuándo es válido y cuándo podría empezar ([FECHA]). Termina con una pregunta sencilla para que conteste. Máximo 90 palabras, de usted, español de España, sin frases hechas de vendedor.

Fíjate en que aquí el total sí se lo das, porque ya lo has calculado tú. Y si el presupuesto se acepta pero la factura no se paga, en cómo reclamar una factura impagada por email tienes la secuencia de correos.

¿Merece la pena hacerlo así?

Depende de cuántos presupuestos hagas y de cuánto te cuesten ahora. Si haces dos al mes, quizá no. Si haces dos a la semana y cada uno te quita una hora de la tarde, probablemente sí. La forma de saberlo es la que usamos en el kit. Cronometra tus próximos cinco presupuestos como los haces ahora, haz los cinco siguientes con estos prompts y compara el tiempo y las correcciones. Con esos números decides tú, no un artículo.

Resumen para tener a mano

• Notas sin datos del cliente, tus precios y la orden de no inventar ni calcular totales.
• Revisa sobre todo lo que dice que incluyes y lo que dice que no.
• La revisión de criterio, con el mejor modelo que tengas, y como lista de comprobación.
• El IVA y las obligaciones de tu sector, con tu gestoría, no con la IA.