Cómo reclamar una factura impagada por email sin perder al cliente

Reclamar una factura es incómodo porque mezcla dinero y relación. Si te pasas de duro, pierdes al cliente. Si te quedas corto, sigues financiándole gratis. Casi todos los autónomos acabamos haciendo lo mismo. Esperar demasiado, escribir un primer correo tan suave que no se entiende que es una reclamación y, al final, uno enfadado del que nos arrepentimos.

Lo que funciona es tener la secuencia preparada antes de necesitarla, tres correos con un tono que sube poco a poco y fechas fijas para mandarlos. La IA es muy útil para redactarlos en tu voz. Aquí van los prompts, lo que salió al probarlos y lo que dice la ley, para que sepas en qué posición estás.

Antes de escribir, lo que dice la ley si tu cliente es una empresa

Si facturas a otra empresa o a otro autónomo, se aplica la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Tres puntos que conviene conocer (no hace falta citarlos en el primer correo).

• Plazo de pago. Si no habéis pactado nada, son 30 días naturales desde que entregas el trabajo o la mercancía. Pactando se puede ampliar, pero nunca por encima de 60 días.
• Intereses de demora automáticos. Desde que vence el plazo, el deudor debe intereses sin que tengas que avisarle. Si no los pactasteis, el tipo legal es el del Banco Central Europeo más ocho puntos, y el BOE lo publica cada semestre.
• 40 euros por factura. Además, tienes derecho a una cantidad fija de 40 € por los costes de cobro, que el Tribunal Supremo ha aclarado que se aplica a cada factura pagada tarde, no una sola vez por reclamación.

Si tu cliente es un particular, esta ley no se aplica y los plazos y reclamaciones son otros. Los correos de abajo sirven igual, pero quita cualquier mención a intereses o a la ley de morosidad.

La secuencia, tres correos y tres fechas

Decide las fechas antes, apúntalas en el calendario y cúmplelas, porque si no te dejarás llevar por el ánimo del día. Una secuencia razonable para un cliente con el que quieres seguir trabajando.

Los tres los puedes preparar de una vez con este prompt.

Redacta tres correos para reclamar la factura [Nº DE FACTURA] de [IMPORTE] €, que venció el [FECHA DE VENCIMIENTO], a un cliente que es una empresa con la que quiero seguir trabajando. 1) Recordatorio amable a los pocos días, dando por hecho que es un despiste. 2) A los 15 días: más directo, pide una fecha concreta de pago. 3) A los 30 días: firme y educado, da un plazo de [N] días y dice que, si no, tendré que reclamarla por otras vías. Sin amenazas ni cifras de intereses. Máximo 90 palabras cada uno, con asunto. Forma de pago: [IBAN O FORMA DE PAGO]. Español de España, de usted.

Lo que salió al probarlo (y por qué hay que leerlo entero)

Lo probamos con una factura de 726 € vencida el 15 de septiembre, un plazo final de 7 días y, como forma de pago, “transferencia al IBAN de la factura”. La estructura de los tres correos salió bien, con asuntos claros, el tono subía de uno a otro y el tercero cerraba con un “preferimos evitarlo” que suaviza sin quitar firmeza. Pero hubo dos fallos de los que conviene aprender.

• Se inventó un IBAN. Le dijimos que el pago era al IBAN que aparece en la factura y en los tres correos escribió un número de cuenta inventado, en negrita. Si no lo ves y lo envías, el cliente puede hacer la transferencia a una cuenta que no es la tuya, o pensar que le estás intentando estafar.
• Añadió un plazo que no pedimos. En el segundo correo pedía la fecha de pago “dentro de los próximos tres días hábiles”. No es grave, pero es una condición que tú no has decidido y que vas a tener que cumplir si el cliente te toma la palabra.

Con esas dos correcciones, el correo amable quedó así.

Cuando contestan “en cuanto podamos te pagamos”

Es la respuesta más habitual, y la más difícil, porque no es un no pero tampoco es una fecha. Lo que funciona es agradecer que contesten y convertir esa intención en un calendario concreto que el cliente tenga que confirmar por escrito.

Un cliente me debe [IMPORTE] € de la factura [Nº] y me contesta: «[SU RESPUESTA]». Escribe una respuesta breve que agradezca que conteste, proponga un calendario concreto de pago en [N] plazos con fechas, y pida que lo confirme por escrito respondiendo a este correo. Tono cordial y firme, sin reproches. Máximo 100 palabras. Español de España, de usted.

Con 1.800 € en tres plazos, la respuesta fue correcta y se podía usar casi tal cual, con tres pagos de 600 € con fechas de fin de mes y la petición de confirmarlo respondiendo al correo. Lo único que hay que revisar son las fechas que propone, que las elige la IA. Pon las que te vengan bien a ti, no las que le parezcan razonables a un modelo que no conoce tu tesorería.

Si el cliente confirma, ese correo es tu acuerdo por escrito. Guárdalo. Si falla un plazo, ya no estás reclamando una deuda vaga, sino un compromiso que él mismo aceptó.

Si después de 30 días sigue sin pagar

A partir de aquí ya no es cosa de redacción. Los pasos habituales, de menos a más.

1. Una llamada. Antes de nada formal, una conversación sirve para entender si es un problema de liquidez, una queja por el trabajo o simple dejadez. Cada caso se trata de forma distinta.
2. Un burofax con certificación de contenido. Deja constancia fehaciente de que reclamaste, de cuándo y de cuánto. Sirve como prueba si vas más allá.
3. El proceso monitorio. Es el procedimiento judicial pensado para deudas de dinero documentadas, como una factura. Para presentar la petición inicial no hace falta abogado ni procurador. Si el deudor se opone, la cosa cambia, y ahí ya conviene asesorarse.

Y un apunte fiscal que mucha gente no conoce. Si una factura se queda impagada, el IVA que ya ingresaste en Hacienda se puede recuperar en algunos casos, modificando la factura. Hay plazos y requisitos (entre ellos, haber reclamado por vía judicial o con requerimiento notarial), así que habla con tu gestoría en cuanto veas que el cobro se complica, no un año después.

Cómo evitar llegar hasta aquí

La mejor reclamación es la que no tienes que hacer. Algunas costumbres que ayudan, y en las que la IA también te echa una mano.

• Pon el vencimiento en la factura, con fecha, no “a 30 días”. Así no hay discusión sobre cuándo empezó a contar.
• Pide un anticipo en trabajos largos o con clientes nuevos. En el artículo sobre presupuestos tienes cómo redactar las condiciones para que no suenen a desconfianza.
• Envía la factura el mismo día que terminas, no a fin de mes. Además, la ley de morosidad pide enviarla antes de que pasen 15 días desde la entrega.
• Lleva una lista de facturas pendientes con la fecha del siguiente aviso. Una hoja de cálculo basta y, si quieres, pide a la IA que te diga cómo montarla con una columna de “días vencida”.

Una nota sobre los datos

Para redactar estos correos, la IA no necesita saber quién es tu cliente. Con “una empresa con la que quiero seguir trabajando” tiene contexto suficiente. Deja fuera el nombre de la empresa, la persona de contacto, el IBAN y cualquier detalle del conflicto que no haga falta. Añádelos tú al copiar el texto en tu correo. Si quieres saber qué se puede meter en una herramienta de IA y qué no, lo contamos en ChatGPT y protección de datos en tu negocio.

Y lee siempre el correo entero antes de enviarlo. En esta prueba, el fallo grave (un número de cuenta inventado) estaba en negrita y bien visible, y aun así es fácil pasarlo por alto cuando el resto del texto suena bien.